Nieuwe inzichten voor aanpak van regeldruk

Als Vilans gingen we met elf organisaties in gesprek over de aanpak van regeldruk. Dit leidde tot inzichten en focus voor de aanpak van de toekomst. Projectleider Else Stapersma: ‘Een goede oplossingsrichting is om bij het ontwerp van toekomstige regels en beleid, de zorgprofessional al aan de voorkant te betrekken.’

Vilans organiseerde in 2020 en 2021, samen met partners, de ontregellabs. Hierin gingen zorgorganisaties aan de slag met het in kaart brengen van de regeldruk en het ontwikkelen en implementeren van een interventie om binnen hun organisatie de (ervaren) regeldruk te verminderen. Onderzoekers van Vilans gingen vervolgens met medewerkers van elf deelnemende organisaties in gesprek om de geleerde lessen op te halen. Al deze activiteiten vonden plaats voor het programma [Ont]Regel de Langdurige Zorg, dat gesubsidieerd wordt door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Benieuwd naar de geleerde lessen en inzichten? Bekijk dan onderaan deze pagina de publicatie ‘Aanpak regeldruk in de langdurige zorg: tips en eerste inzichten’. De belangrijkste tips en inzichten zijn ook omgezet in een praatplaat.

Dieperliggende oorzaken regeldruk 

Al eerder deed Vilans onderzoek naar de systematische, onderliggende oorzaken naar regeldruk. Hierover verscheen de publicatie ‘Regeldruk in de langdurige zorg; boosdoeners blootgelegd’. Zo kan registratie soms een (schijn)oplossing zijn voor een gebrek aan vertrouwen in elkaar. Of zijn zorgprofessionals soms zelf niet kritisch genoeg om regels en registraties ter discussie te stellen.

‘Het gaat om meer dan formulieren schrappen’

Stapersma: ‘Wat ik mooi vind aan de uitkomsten van de onlangs gevoerde gesprekken, is dat de merkbare effecten voortkomen uit de aanpak van de dieperliggende oorzaken. Organisaties denken vaak al snel dat het bij het verminderen van regeldruk gaat om het schrappen van formulieren. Maar zonder de aanpak van de dieperliggende oorzaken kom je er niet.’ Zo zijn de medewerkers nu meer bekend met het belang en de meerwaarde van regels en registraties voor de cliënt en zoeken zij de ruimte binnen bestaande regels vaker op. Ook begrijpen organisaties beter hoe hun werkwijze kan leiden tot het ontstaan van regeldruk.

Beleving van zorgmedewerker belangrijk

Daarnaast zijn organisaties geneigd om vooral de focus te houden op efficiënter werken. ‘Dat is zeker ook belangrijk’, benadrukt onderzoeker Sander Merkus die betrokken was bij het ordenen van de gevonden inzichten tot een samenhangend verhaal. ‘Maar je moet je daarbij vooral ook richten op behoeftes van medewerkers. Je wilt voorkomen dat een regel het werk van een zorgprofessional bemoeilijkt. Maar soms zijn er ook regels die uitnodigen tot leren en verbeteren, of helpen om de zorg zo goed mogelijk te verlenen. Dan ervaart zo’n zorgmedewerker de regel toch als meerwaarde, ook al kost het misschien wat meer tijd.’

‘Betrek zorgprofessionals aan de voorkant’

Stapersma: ‘We zien het als een goede oplossingsrichting als de behoefte van de zorgprofessional bij het ontwerp van toekomstige regels en beleid centraal komt te staan. Als je aan de voorkant professionals goed betrekt en weet wat helpt en bijdraagt aan hun werk, zullen ze dat beleid of die regel immers als zinvol ervaren.’ Merkus: ‘Dit vraagt wel echt om een omdraaiing. Nu is het zo dat allerlei systeempartijen informatie willen die zorgmedewerkers dan moeten registreren. Terwijl het ook bij de zorgmedewerker zou kunnen beginnen. Wat heeft die nodig om diens werk goed te doen? Hoe kan dit bijdragen aan een betere kwaliteit van leven van de cliënt?’ Stapersma: ‘Zo kun je het werkplezier van zorgmedewerkers vergroten. Zeker als het beleid en de regels hen faciliteren in het kunnen leren en verbeteren in hun werk. Daarnaast is dit belangrijk voor een betere kwaliteit van zorg en het behoud en het aantrekken van zorgprofessionals. Zeker nu de zorg steeds meer onder druk te staan door de toenemende krapte op de arbeidsmarkt.’

Aan de slag met de OntregelBlik

Zorgorganisaties kunnen in ieder geval nu al aan de slag met de aanpak van de regeldruk. Op de pagina [Ont]Regel de Langdurige Zorg - Minder regeldruk, meer tijd voor zorg lees je wat je in je eigen organisatie al kan doen. Daarnaast lanceren we op 21 maart de online omgeving OntregelBlik. Beleidsadviseurs krijgen daarin praktische werkvormen en handvatten aangereikt om samen met collega’s regeldruk aan te pakken. Ook kunnen zij inspiratie opdoen door tips en praktijkverhalen van andere organisaties.