5-minutenregistratie nog steeds vaak toegepast

Gepubliceerd op: 13-06-2022

Ondanks de hoge administratielast blijft de 5-minutenregistratie veelgebruikt. Dat blijkt uit de informatiekaart Tijdregistratie Wijkverpleging 2022 van de Nederlandse Zorgautoriteit. Vilans-adviseur Marloes Keulemans praat met vakblad Nursing over waarom deze registratie blijft bestaan terwijl het niet verplicht is.

De informatiekaart Tijdregistratie Wijkverpleging 2022 van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) toont dat de dalende trend in het gebruik van de 5-minutenregistratie in 2022 stagneert, zo meldt Nursing. Nog ruim een derde van de zorgaanbieders blijft deze tijdsintensieve registratie gebruiken.

Tweederde van de zorgaanbieders (67%) maakte wel de overstap naar de nieuwe registratiestandaard ‘Zorgplan = planning = realisatie, tenzij’ (z=p=r,t). Sinds 2019 is het mogelijk om gebruik te maken van deze registratiemethode. Bij ‘z=p=r,t’ vormen het zorgplan en de planning van de zorg de basis voor de declaratie. De optie ‘tenzij’ maakt het mogelijk om rekening te houden met onvoorziene afwijkingen van de planning. Deze registratiemethode vermindert de administratieve last aanzienlijk.

Verkapte 5-minutenregistratie

Marloes Keulemans, projectleider aanpak Tijdsregistratie Wijkverpleging bij Vilans, geeft duiding bij de cijfers van het NZa. ‘Tweederde van de zorgaanbieders heeft ‘z=p=r,t’ geïmplementeerd. De helft van die groep is tevreden en merkt minder administratieve druk. De andere helft is nog niet tevreden en gebruikt nog vaak de optie ‘tenzij’ in deze methode om een ‘verkapte’ 5-minutenregistratie door te voeren. Zij ervaren dan ook geen vermindering van de administratieve druk. Tenslotte is er een nog een derde van de zorgaanbieders dat niet bezig is met de implementatie, of het te lastig vindt om te starten.’ Toch merkt Keulemans dat niemand nog wil vasthouden aan de 5-minutenregistratie, wel blijkt dat het loslaten ervan in de praktijk niet zo makkelijk is. ‘Afschaffing, dat lijkt gewoon “iets niet meer doen”, maar zo werkt het helaas niet. Het is meer dan een simpel vinkje omzetten of een werkwijze aanpassen.’

Lees ook het artikel 5-minutenregistratie: de implementatie van een afschaffing

Waarom is het moeilijk om dit los te laten?

Vilans onderzocht wat helpt om afscheid te nemen van de 5-minutenregistratie. Bij elke organisatie spelen andere factoren mee, maar twee factoren zijn veel voorkomend. Keulemans: ‘Ten eerste maken de gebruikte ICT-systemen het vaak moeilijk om de 5-minutenregistratie los te laten. In sommige systemen is de routeplanning gekoppeld aan het persoonlijk rooster. Wanneer je dan als wijkverpleegkundige niet meer per vijf minuten registreert, verlies je bijvoorbeeld je overuren. Als verpleegkundige wil je van die extra administratie af, maar je wil je extra tijd wel uitbetaald krijgen.’

Een tweede belangrijke factor is de gedragsverandering die het vraagt van organisaties en wijkverpleegkundigen. Jarenlang hebben ze in minuten gedacht en moest elke minuut verantwoord worden. Keulemans: ‘Wijkverpleegkundigen kregen bij de 5-minutenregistratie een boodschap van wantrouwen tegenover hun prestaties. Bij ‘z=p=r,t’ komt er weer meer ruimte voor hun professionaliteit. Dat vraagt van alle betrokkenen een omschakeling in het denken. De focus komt te liggen op de vakkennis van de wijkverpleegkundigen in plaats van op de te registreren tijd. Geen one size fits all’