De Zijlen ontregelt de Wzd: 'durf het anders te doen'

De  Zijlen is een middelgrote gehandicaptenzorgorganisatie in Groningen met ongeveer 70 locaties waar meestal complexe zorg wordt gegeven. Gerdien legt uit dat de organisatie ook voor het ingaan van de Wzd al ervaring had met omgaan met regeldruk: 'Het gaat om kritisch zijn over interne regels en kijken of dit allemaal wel klopt. Daar hebben we al veel winst behaald.' Toen vervolgens de Wzd in beeld kwam als veroorzaker van veel druk, heeft De Zijlen de hulp van Vilans ingeroepen om samen een proces te ontwikkelen om deze druk te verminderen. De Zijlen staat namelijk wel achter de intentie van de wet. 

Gerdien licht toe: 'Het voordeel van de wet is dat het heel veel meer bewustzijn heeft veroorzaakt. Je zorgt ervoor dat je nadenkt over hoe je dingen hebt geregeld. Er was ook toenemende krapte op de arbeidsmarkt, daarmee kwam gelijk het beeld dat het niet altijd op tijd lukt om te evalueren, met alle juiste mensen erbij. Ons ECD in combinatie met de termijnen uit de wet maakte dat we meer bezig waren met hoe te voldoen aan de wet, in plaats van zorgvuldig afwegingen te maken.'

Klein beginnen en transparant zijn

Bij De Zijlen is er in het afgelopen jaar goed nagedacht over een nieuw ontwerp van het stappenplan van de Wzd zegt Gerdien. 'We maakten een herontwerp waarvoor we nog op goedkeuring wachten van de cliëntenmedezeggenschapsraad (cmr). We gaan dan cyclisch evalueren. We maken het het evalueren met de frisse blik heel gemakkelijk door zoveel mogelijk te faciliteren. Dat betekent dat we dagen organiseren met frisse blikken waarop zorgverantwoordelijken kunnen intekenen.'

Ondanks dat ze bij De Zijlen nog niet precies wisten waar ze met het proces wilden uitkomen, wilden ze in ieder geval transparant werken. Met goedkeuring van de bestuurder begonnen ze door met een klein groepje, onder begeleiding van Vilans, de diepte in te gaan om te kijken waar ze tegenaan liepen. In dit groepje kwamen ze vervolgens tot een herontwerp van het stappenplan. Tijdens het proces werden ze geholpen door de nieuwe bestuurlijke afspraken. Hierna volgde een bijeenkomst met alle betrokken gremia om hun perspectief ook te betrekken en daarmee het plan eventueel aan te passen of te verrijken.

Succesfactoren 

Een helpende factor in het ontregelproces was volgens Gerdien ieders betrokkenheid bij de Wzd. 'Dat helpt enorm, want dan kun je elkaar erin vinden. De mensen waren ook heel positief.' Gerdien licht het ontregelproces bij De Zijlen verder toe: 'We begonnen met een analyse van waar we tegenaan liepen. Een aantal zaken kwamen vanuit de wet, maar er waren ook zaken die we zelf beter konden aanpakken. We keken waar we onderweg al aan konden werken zonder de wet aan te passen. Bij het nadenken over een nieuw ontwerp merkten we dat het heel lastig was om daar creatief over na te denken. We maakten twee scenario’s: een strenger en een soepeler scenario. Zo kregen we een gevoel van wat er zou gebeuren als we voor het ene of andere scenario zouden kiezen.'

Veegdagen

Een andere succesvolle stap waren de veegdagen voor verantwoordelijken om de dossiers op orde te maken. Zorgverantwoordelijken kregen hulp om het dossier bij te werken. 'Het is een hele simpele oplossing. Wij realiseerden ons dat een deel van de zorgverantwoordelijken aanhikten tegen de grote achterstand. Voor veel cliënten was wel een startgesprek geweest, maar liepen de administratie en afwegingen achter. Door een aantal dagen in te plannen en een aantal deskundigen uit te nodigen, zorgden we ervoor dat het gesprek alvast op gang kwam. Zo heb je een goede voorbereiding op de evaluatiecyclus van de Wzd.'

Durven het anders te doen

Toch waren er ook uitdagingen die bij het proces kwamen kijken. Zo is het volgens Gerdien een uitdaging om na te denken over hoe je iets zou willen hebben als je het voor het zeggen hebt en om het vervolgens ook echt anders te doen. 'Want afwijken van de wet is best spannend en durf je dat dan?' De sessie die is gehouden met alle gremia was ook belangrijk, omdat hierin gedeeld kon worden waar men tegenaan liep en wat er nog spannend gevonden was. 'Dat gaf een zetje in de rug om de goede dingen te doen en door te gaan waar we mee bezig waren,' vervolgt Gerdien. Door uit te zoeken welke regels er allemaal zijn binnen de organisatie, kwam De Zijlen zo stap voor stap verder in het proces van ontregelen.