Minder handtekeningen = meer tijd voor de zorg

Grote knelpunten en kleine ergernissen

Ontrafelen, ontregelen, ontknopen: als je de administratieve druk in de zorg wil verminderen, moet je dat serieus aanpakken. En een lange adem hebben. Want wie in de Ontregelbus van VWS stapt, gaat een traject van maanden in. Maar wel met begeleiding van ervaren 'ontregeldeskundigen'. 'We zijn er gewoon voor gegaan', zegt Irene. Het traject startte met ontrafelsessies. 'Daar kon iedereen zich voor inschrijven', vertelt Reumer. 'Om aan te geven waar ze tegenaanlopen, wat de grootste knelpunten zijn.' Dat leverde niet alleen een ''knelpunten top 4'' op, maar ook veel ''laaghangend fruit''. 'Kleine ergernissen, waarmee we direct aan de slag konden.'

Zorgplannen efficiënter printen

Een voorbeeld van laaghangend fruit is het printen van de zorgplannen. Irene: 'Als je een zorgplan wilde printen, moest je veel verschillende documenten aanklikken. Heel omslachtig. Medewerkers vroegen zich af of dat niet met één klik zou kunnen. Dat was moeilijk te veranderen in Nedap. Wel hebben we de zorgplannen anders vormgegeven en zijn nu veel minder kliks nodig.' Een ander voorbeeld is de ‘bolletjescheck’: de controle van het dashboard in Nedap door verpleegkundigen. 'Een tijdrovend taakje waar ze vaak niet aan toekwamen, tot frustratie van de ondersteunende diensten. Want om fouten eruit te halen, moet de check wel gebeuren. Die taak is nu bij de verpleegkundigen weggehaald en ergens anders belegd.' Het zijn kleine voorbeelden, maar met grote impact op het werkgeluk, aldus Irene. 'En de tijd die overblijft gaat naar de cliënten.'

Overbodige handtekeningen

Uit de knelpunten top 4 koos Savant Zorg als eerste ontregelproject de enorme hoeveelheid handtekeningen die medewerkers aan cliënten moeten vragen. Niet alleen bij aanvang van de zorg, maar ook daarna, moeten medewerkers regelmatig voor een handtekening bij een cliënt aankloppen. Zijn al die handtekeningen wel nodig? Samen met een groep betrokken collega’s filteren Van den Berkmortel en Reumer de overbodige handtekeningen uit het proces. Zoals de handtekening onder de zorgovereenkomst. Ze begonnen met een onderzoek. ActiZ gaf aan dat een handtekening onder een zorgovereenkomst niet noodzakelijk is en dat een mondeling overeenkomst volstaat. Ze raadpleegden een factchecker en de accountant en overal kregen ze hetzelfde antwoord: deze handtekening is niet nodig. Het onderzoek naar de eventuele (juridische) risico’s van het achterwege laten van de handtekening is bijna afgerond. Ook kijken ze nog hoe een organisatie de algemene voorwaarden onder de aandacht kan brengen zonder een cliënt te laten tekenen. Als ze straks alle informatie bij elkaar hebben, hakken ze de knoop door. 'Ik hoop dat we de handtekening schrappen', zegt Van den Berkmortel.

Eerste succesje

Ondertussen is de handtekening onder de aanvraag van een medicijndispenser al verleden tijd. 'Die handtekening was overduidelijk onzin', aldus Van den Berkmortel. 'Cliënten tekenen nu alleen nog bij ontvangst. Dat was ons eerste succesje.' 'Zelfs van de handtekening bij ontvangst vragen we ons nu af of die nodig is', zegt Reumer. 'Het is een soort indekken. Maar in de praktijk gebeurt eigenlijk nooit iets met die apparaten. Ik kan me niet herinneren dat ik ooit een kapotte dispenser heb teruggekregen.' Dat levert interessante discussies op. Van den Berkmortel: 'Een formulier printen, een handtekening vragen, het ondertekende formulier uploaden in het ECD, het kost allemaal tijd. Dus waarom doen we het eigenlijk? En wat zou het opleveren als we ermee stoppen?'

Lef nodig

Dat zijn heel leuke vragen, vervolgt Reumer. 'Wij proberen te achterhalen wat écht moet en wat we zelf ooit bedacht hebben, en dus overbodig is.' 'Die handtekening onder de zorgovereenkomst is ooit verplicht geweest', vertelt Van den Berkmortel. 'Maar toen dat niet meer hoefde, zijn we het blijven doen. Dan merk je dat het heel moeilijk is om ergens vanaf te stappen. Want het voelt veilig. Daar is dus lef voor nodig.' Savant Zorg droomt van één handtekening, die alle andere handtekeningen overbodig maakt. Reumer: 'Dat een cliënt één keer tekent voor alles wat zich tijdens het zorgproces kan voordoen, een alarm, een medicijndispenser, een Wlz-indicatie, noem maar op.' Het is nog toekomstmuziek, maar de eerste stappen heeft Savant Zorg gezet.

Tip: Zorg voor korte lijnen tussen beleid en praktijk

Reumer en Van den Berkmortel zijn allebei adviseur in het team zorgontwikkeling. Reumer doet het naast haar werk als wijkverpleegkundige. Van den Berkmortel, van oorsprong ook wijkverpleegkundige, is sinds kort ‘fulltime’ adviseur. Het startte als proef, maar de enorme toegevoegde waarde van medewerkers van de werkvloer in het team zorgontwikkeling was al snel duidelijk. 'Mensen van de werkvloer weten meteen of dingen die het team zorgontwikkeling bedenkt toepasbaar zijn in de praktijk. Ook zijn aanpassingen veel sneller gemaakt. Verder kunnen ze goed aangeven wat er speelt in de directe cliëntzorg en zo helpen de juiste koers te bepalen.'

Tekst: Ingrid Brons

Meer informatie

Wilt u ook minder handtekeningen in uw organisatie? Marianne en Irene trekken graag samen met u op. Stuur een mail naar i.vandenberkmortel@savant-zorg.nl of m.reumer@savant-zorg.nl.