Drieluik aanpak registratielasten. Deel 1: De Registratiereis

‘Wij zijn op verschillende locaties begonnen met het terugdringen van registratielasten,’ vertelt Marleen Poppe, beleidsadviseur bij Cedrah. ‘In het Overzicht wettelijk verplichte registraties keken we welke registraties niet meer nodig waren. We hebben gescreend op: Wat heeft de cliënt nu echt aan deze registratie? Zo’n kritische filter er op zetten, helpt al veel.’ 

Het proces: de stappen op een rij

1. Ga na welke registraties niet langer wettelijk verplicht zijn.
2. Breng de registraties binnen uw organisatie in kaart. Bijvoorbeeld aan de hand van de Registratiereis.
3. Leg de informatie naast elkaar en check op overlap. 
4. Kies de registratie uit die het meeste pijn doet.
5. Breng stakeholders in kaart en betrek alle betrokken functies.
6. Breng samen het probleem in kaart. Stel vragen. Zet de knelpunten in losse acties om.  
7. Zet de acties uit bij de juiste personen. 
8. Kom bij elkaar om te evalueren en te finetunen.
9. Leg vast en implementeer.

Verzamelen en kiezen

Poppe: ‘In een persoonlijk begeleidingstraject van Vilans hebben we geïnventariseerd waar mensen tegenaan lopen en wat ze willen schrappen. We hebben daarnaast een Registratiereis gemaakt. Welke stappen doorlopen de verschillende afdelingen en (staf)medewerkers als een cliënt bij ons in zorg komt? Door alles naast elkaar te leggen, zagen we dat er veel registratie wordt gevraagd bij het intakeproces.’

• Download de Registratiereis

De knelpunten

‘We ontdekten dat er te veel informatie tegelijk aan de cliënt werd gegeven op de opnamedag,’ vertelt kwaliteitsfunctionaris Martje Goossen. ‘Terwijl een cliënt en de familie op zo’n dag al veel te verwerken heeft. Dat wilden we beter regelen. Welke informatie geef je en wanneer?’ Poppe: ‘Ook bleek dat we registraties konden samenvoegen. Zo moest een cliënt soms 3 keer een machtiging tekenen voor een incasso. Die informatie konden we natuurlijk ook gewoon onder elkaar zetten.’   

Aan de slag 

Poppe: ‘We zijn aan de slag gegaan met registraties die als overbodig werden gezien. De focus was om per stap te kijken of er verbeteringen mogelijk waren. Wat kost de medewerker veel tijd? En wat vraagt het van de cliënt en familie? We hebben een lijstje gemaakt van acties die we wilden oppakken om het proces te verbeteren. De acties hebben we weer verdeeld onder onze projectgroepdeelnemers. Zij zijn er vervolgens mee aan de slag gegaan. Bijvoorbeeld: Is dit document nog nodig? Zo ja, kan het simpeler? Of kan het samengevoegd worden met een ander document?’ 

Met alle functies aan tafel 

Goossen: ‘We keken per functie wat er van diegene werd verwacht. Wat zijn hun taken en wat willen de betrokkenen anders zien?’ Poppe: ‘We hebben bewust gekozen om met verschillende functies aan tafel te gaan. Als kwaliteitsadviseur weet je immers ook niet alles. Overlap in werkzaamheden signaleer je bovendien zo sneller.’

Fysiek bij elkaar komen 

‘We komen regelmatig bij elkaar om te kijken hoe het gaat. Een fysiek moment werkt beter dan per mail. Je kunt beter finetunen en evalueren. We moeten dit traject nog afronden. Zo willen we ook zorgen voor de communicatie naar de andere locaties. De volgende stap is namelijk dat iedereen bij Cedrah op deze manier gaat werken.’

6 aanbevelingen 

Door dit proces te doorlopen heeft Cedrah een aantal waardevolle lessen opgedaan: 

1. Bepaal of een aanpak organisatiebreed of locatiegebonden moet zijn

Goossen: ‘Dit hangt natuurlijk af van uw type organisatie. Maar het is slim om van tevoren hierover na te denken. Zo kostten onze gezamenlijke besprekingen meer tijd omdat elke locatie anders omging met taken en afspraken. Je kunt zo’n proces natuurlijk ook organisatiebreed aanpakken en medewerkers zelf de details laten bepalen voor hun locatie.’ Poppe: ‘Aan de andere kant kun je ook veel van elkaar leren. Je kunt dit bijvoorbeeld ook per locatie aanpakken en dan vervolgens bij elkaar komen voor het leerelement.’

2. Laat iemand die niet bij het registratieproces betrokken is meekijken

Poppe: ‘Iemand die niet bij het proces betrokken is, is vaak beter in staat om kritisch mee te kijken. Vaak ben je zelf betrokken geweest bij het opzetten van registraties die wellicht niet meer nodig zijn. Het kan lastig zijn om die dan te schrappen.’ Goossen: ‘Bij ons heeft Vilans duidelijkheid gegeven over overheidsverplichtingen. Wat moest nou echt en wat niet? En voor welke zaken heb je een handtekening nodig?’

3. Maak gebruik van aandachtsvelders

Poppe: ‘Zij kunnen het onderwerp mooi onder de aandacht brengen. Gelukkig is dat niet lastig. Als een checklist bijvoorbeeld korter wordt, vindt iedereen dat fijn en wordt dat ook zo opgevolgd.’

4. Pak het hele proces en laat alle betrokken functies meedenken

Poppe: ‘Het werkt niet goed om één formulier aan te pakken. Veel hangt samen met elkaar. Daarom moet je echt het hele proces pakken. Ook het brainstormen met mensen van verschillende functies is aan te bevelen. Mensen uit de praktijk hebben vaak weer meer praktische inzichten. Dat is een mooie aanvulling.’  

5. Ga aan de slag met datgene waar mensen het meeste last van hebben

Poppe: ‘Je tekent dus eerst het hele proces uit. Dat is belangrijk om goed inzicht te krijgen. Maar vervolgens is het de kunst om een selectie te maken waarmee je echt mee aan de slag wil. Wij kwamen ook formulieren tegen die maar uit 3 klikken bestonden. Die kun je ook even overslaan. Je hoeft niet volledig te zijn in de aanpak. Het is slimmer om aan de slag te gaan met de registratie waar medewerkers het meeste last van hebben.’

6. Betrek iemand met beslissingsmandaat

Poppe: ‘Voor de voortgang helpt het als iemand de knoop kan doorhakken die daar ook binnen de organisatie het mandaat voor heeft. Zo kun je sneller stappen zetten.’

Meer weten over regeldruk?

Inefficiënte werkprocessen is een van de oorzaken van regeldruk. Denk aan dubbelle registraties of systemen die niet goed op elkaar aansluiten. Bekijk het filmpje over de vijf oorzaken van regeldruk. 

Bekijk de projectpagina [Ont]Regel de Langdurige Zorg - Minder regeldruk, meer tijd voor zorg