Samen beslissen bij het Tergooi MC: 'Het levert ons meer op dan het aan tijd kost'

Het Tergooi MC kwam voor het eerst in aanraking met samen beslissen met de TOPICS-SF via het NVKG-project. Kirsten licht toe: 'De NVKG heeft destijds een oproep gedaan en daar hebben wij op gereageerd. We zijn in het voorjaar van 2021 aangesloten. De oproep was al vaker voorbijgekomen. Het klonk aanvankelijk als een gedoe, want het zou betekenen dat we een werkwijze moesten aanpassen. Dat kost tijd en is een investering. Nadat ik me in het project verdiept had, zag ik pas echt de meerwaarde ervan in. Wat ons uiteindelijk over de streep hielp, is dat werd aangegeven dat de NVKG overwoog de TOPICS in de toekomst als verplicht instrument in te stellen. Het leek onze vakgroep nuttig en efficiënt om dan maar gebruik te maken van het proces van de begeleide implementatie.'

Papier heeft de voorkeur

Bij het werken met een PROM is het vaak de vraag of het afnemen van een dergelijke vragenlijst het beste op papier of toch digitaal kan gebeuren. Het Tergooi MC heeft het invullen van de lijsten uitgerold op de dagpoli. Patiënten krijgen een telefoontje van een verpleegkundige of assistent met de vraag of ze mee willen doen. 'Patiënten of hun mantelzorgers krijgen ook de vraag of ze de vragenlijst digitaal of op papier willen invullen. En dan geeft eigenlijk iedereen aan het op papier te willen doen. Eén iemand deed het digitaal, maar dat lukte om onduidelijke redenen niet. Daar moeten we nog achteraan. Maar een digitale werkwijze lijkt bij onze doelgroep helaas nu gewoon nog niet te werken', aldus Kirsten.

Momenteel worden de meeste vragenlijsten in het Tergooi MC dus op papier ingevuld. Patiënten krijgen de vragenlijst opgestuurd per post en leveren hem in op de ochtend dat ze op de afdeling komen. Kirsten geeft aan dat de informatie uit de vragenlijsten ook daadwerkelijk gebruikt wordt: 'We lezen het van tevoren door en bespreken het bij het MDO voorafgaand aan de dagpoli, wanneer we alle patiënten kort doornemen.' Bovendien wordt de belangrijkste informatie uit de lijsten door de arts-assistent verwerkt in het elektronisch patiëntendossier (EPD).

Van papieren lijst naar het delen van data: een pittige opgave

Kirsten geeft aan dat het Tergooi de data uit de ingevulde TOPICS-SF-lijsten nog niet verzamelt. 'Dat is dus lastig voor de follow-up. We gebruiken het niet echt als PROM, maar meer als instrument om samen te beslissen. Een instrument voor samen beslissen vinden we nu belangrijker dan een PROM. Ook zien we patiënten amper terug op de poli, dus zien we bij de huidige doelgroep de meerwaarde van de follow-up van de TOPICS-SF niet zo. Ik ben wel benieuwd hoe andere ziekenhuizen dit dan doen, want er zijn er nog wel meer die het op papier doen. We gaan ons nu nog niet druk maken over het gebruik als PROM, dat doen we later wel, als we helemaal gewend zijn aan de TOPICS-SF en het eventuele verplichte gebruik als PROM  meer in zicht komt.'

Ook aan de landelijke database TOPICS-MDS levert het Tergooi MC momenteel geen data. Kirsten vermoedt dat dit ook te maken heeft met het feit dat het grootste deel van de vragenlijsten nu op papier wordt ingevuld: 'Ik zie digitaal op dit moment nog niet gebeuren. We hebben nu echt een heel goede respons, de meerderheid van de patiënten vult de vragenlijsten in en dat is denk ik juist omdat we patiënten de vragenlijsten op papier laten invullen en ze niet tot een digitale werkwijze verplichten. Dat kan in de toekomst natuurlijk veranderen. We hebben er nog wel over nagedacht om een tablet op de poli te leggen, zodat mensen hun antwoorden tijdens het wachten alsnog hierop kunnen invullen.' Kirsten geeft ook aan dat ze graag nadenkt over hoe hier een handige oplossing voor gevonden kan worden.  'Het is natuurlijk heel jammer als waardevolle informatie moet worden overgetypt.'

Tot slot geeft Kirsten aan dat ze het fijn zou vinden als er overstijgend meegedacht wordt over wat een goede en efficiënte werkwijze is voor ziekenhuizen waar de vragenlijst op papier wordt ingevuld. Wel is ze over het algemeen positief over het werken met de TOPICS-SF: 'Het viel bij ons heel erg mee hoe we onze werkwijze moesten aanpassen. Je doet nog steeds hetzelfde, maar je moet even de tijd nemen om zo’n vragenlijst door te lezen. De hoeveelheid tijd die dit kost valt mee. Maar je weet al voor je het gesprek met de patiënt aangaat wat voor hem belangrijk is en je komt sneller tot de kern. Het levert ons uiteindelijk denk ik meer op dan wat het aan tijd kost.'

Ook meedoen?

Geïnteresseerd om ook zelf aan de slag te gaan met samen beslissen met TOPICS-SF op jullie polikliniek Geriatrie? Op 5 oktober 2023 tussen 16.00 en 18.00 delen 19 ziekenhuizen online hun ervaringen. Meld je aan.