Slim toegangsbeheer woningen in tijden van corona extra belangrijk

Ziekteverzuim zorgt voor extra hoge werkdruk. Het gevolg? Meer personeelswisselingen in een sector waar het verloop sowieso al hoog was. De thuiszorg vormt hierin geen uitzondering. ‘Dit maakt de noodzaak tot slim toegangsbeheer groter dan ooit,’ zegt Vilans-onderzoeker Hendrik Buimer. ‘Hiermee kunnen organisaties namelijk beter inspelen op een snel wisselend personeelsbestand.’

Op dit moment worden er vooral veel mechanische sleutelkluizen ingezet om toegang tot woningen te regelen. Hiermee kunnen thuiszorgmedewerkers de sleutel uit de kluis halen en toch binnenkomen als een cliënt bijvoorbeeld slecht ter been is. Buimer: ‘Veel mechanische sleutelkluizen worden geopend met een cijfercode. Als je die code eenmaal deelt, heb je geen controle op wie de code allemaal weet. Bij een groot verloop van personeel, wordt zo de kans groter dat onbevoegden bij bijvoorbeeld een oudere met dementie weten binnen te komen.

Bij slimme sleuteloplossingen, die vaak werken met een toegangsbeheer-app, speelt dit minder, omdat je de toegangsrechten weer kunt intrekken. En dat is makkelijker te regelen dan steeds weer een code veranderen die aan alle betrokkenen gecommuniceerd moet worden.’

Vergelijkend onderzoek

Buimer vergeleek de effecten van de toegangsbeheer-app met die van de mechanische sleutelkluis. Bij de toegangsbeheer-app is er ook sprake van een kluis, maar die wordt dan geopend met een toegangsbeheer-app in plaats van een code. Ook vergeleek hij de effecten van de elektromagnetische motorcilinder met die van de mechanische sleutelkluis. De toegangsbeheer-app en de elektromagnetische motorcilinder vallen beide onder ‘slim toegangsbeheer’. 

Extra voordelen

Mogelijk extra voordeel ten opzichte van de sleutelkluis is dat slim toegangsbeheer zorgt voor een efficiëntere manier van werken. Buimer: ‘Een thuiszorgorganisatie had de tijd gemeten om binnen te komen en bij slim toegangsbeheer bleek die wat sneller te zijn. Daar komt bij dat bij sleutelkluizen er veel tijd en gedoe komt kijken als een zorgmedewerker/familielid de sleutel vergeet terug te hangen of zelfs kwijt blijkt te zijn. Dat komt met regelmaat voor.’ Een aanvullend voordeel van de elektromagnetische motorcilinder (slim slot) is dat die woningen van kwetsbare cliënten minder zichtbaar maakt voor inbrekers. Buimer: ‘Er bestaan namelijk bendes die echt op zoek gaan naar sleutelkluizen naast de deur. Zo weten ze precies waar kwetsbare mensen wonen.'

Vooral verwachte effecten

Projectleider Doortje Boshuizen: ‘Wat betreft de voordelen willen we wel benadrukken dat het om verwachte effecten gaat. Dat betekent dat we genoeg aanwijzingen zien voor bepaalde effecten. Echter, om deze resultaten echt hard te maken, is aanvullend onderzoek nodig. Ons onderzoek naar slimme sleuteloplossingen, dient dan ook vooral als basis om vervolgonderzoek op te doen.'

Soms is een sleutelkluisje toch beter

Buimer: ‘Daarnaast wil ik benadrukken dat slim toegangsbeheer niet in alle situaties even ideaal is. Zo is de elektromagnetische motorcilinder een duurdere oplossing en niet alle toegangsdeuren zijn ervoor geschikt. Soms is er sprake van een korte periode waarin zorg nodig is. Dan kan het toch lonen wanneer er gebruik wordt gemaakt van een mechanisch sleutelkluisje. Zeker als er sprake is van een centrale toegangsdeur waardoor zo’n kluisje toch niet zichtbaar is aan de buitenkant. Ons advies is om dan wel in te zetten op sleutelkluisjes met een SKG-certificaat. Die zijn namelijk voldoende inbraakwerend.’

Veel ‘slechte’ kluisjes in omloop

Momenteel zijn de meest gebruikte kluisjes helaas niet gecertificeerd. Hoe kan dat? Buimer: ‘Veel zorgorganisaties zien het niet als hun hun primaire taak om het toegangsbeheer te regelen. Die verantwoordelijkheid ligt momenteel vaak bij de cliënt zelf en die kiest dan al snel voor een goedkope oplossing. Mensen denken al snel dat als ze zo’n kluisje bij een bouwmarkt kopen dat de kwaliteit ervan is gegarandeerd. Maar dat is helaas niet zo. De kwaliteit van het aanbod verschilt hierin aanzienlijk.’ 

Opschaling blijft nog uit

Boshuizen: ‘De reden dat we dit onderzoek hebben uitgevoerd, is om een maatschappelijke businesscase (mBC) voor slimme sleuteloplossingen op te stellen. Bij slimme sleuteloplossingen zien we dat de kosten en baten niet bij dezelfde partij liggen, waardoor opschaling en structurele financiering van zo’n toepassing uitblijven.’

De kosten van inbraken

Boshuizen: ’Zo brengen inbraken niet alleen emotionele schade met zich mee, maar leveren ze ook kosten voor onze samenleving op door de inzet van politie en woningbouwverenigingen. Wanneer een zorgorganisatie besluit te investeren in slimme sleuteloplossingen, zal diezelfde zorgorganisatie dus niet altijd of volledig profiteren van de baten. Hierdoor blijft structurele inzet helaas uit, ondanks alle voordelen die slimme sleuteloplossingen bieden. ‘

Als basis voor stakeholdergesprek

'Je kunt zo’n mechanisme doorbreken door een mBC op te stellen. Een belangrijk voordeel ten opzichte van een normale businesscase is dat je verder kijkt dan de kosten en baten van de eigen organisatie alleen. Het zorgt voor inzicht bij wie de kosten en baten liggen. We hopen dat ons onderzoek naar slimme sleuteloplossingen vooral een goede basis zal zijn waarop betrokken stakeholders met elkaar over in gesprek kunnen. Want het is onze verwachting is dat er op het gebied van slimme sleuteloplossingen nog veel winst valt te behalen. Een mBC helpt om dat in kaart te brengen.’

Opbrengsten van eHealth thuis in beeld

In de publicatie Opbrengsten van eHealth thuis in beeld vindt u 6 inzichten bij het opstellen van een mBC. We maken daarbij gebruik van casussen waarin wij de toepassing van een mBC verkenden. Slimme sleuteloplossingen is een van de casussen. Deze inzichten zijn waardevol als u als beleidsmedewerker, projectleider of innovatiemanager van een zorgorganisatie, gemeente, zorgverzekeraar of zorgkantoor, de inzet van eHealth wil onderbouwen.