Bespaart spraakgestuurd rapporteren echt tijd? Overwegingen en nuances
Gepubliceerd op: 14-03-2024
Als je er een aantal snelle hits op het internet op naleest, lijkt spraakgestuurd rapporteren zeker tijd te besparen. Zorgorganisaties hebben de laatste tijd veel aandacht voor deze nieuwe manier van rapporteren en de eerste ervaringen worden al door koplopers gedeeld. Maar wat is spraakgestuurd rapporteren precies en wat kan je ermee? Welke potentiële voordelen biedt het, naast tijdbesparing? En waar moet je rekening mee houden? Op basis van gesprekken die tijdens een verkenning zijn gevoerd met gebruikers, projectleiders en ontwikkelaars geven wij onze kijk hierop.
Bij spraakgestuurd rapporteren zet de technologie het stemgeluid van de zorgverlener automatisch om in tekst en zet dit in het ECD. Bestaande toepassingen voor spraakgestuurd rapporteren zijn in staat om zorginhoudelijke vaktermen te herkennen en automatische bewerkingen te doen op de tekst, of daar suggesties voor te doen als schrijfhulp.
Potentie van spraakgestuurd rapporteren
Onlangs deden we vanuit Vilans een verkenning naar de eerste ervaringen met spraakgestuurd rapporteren in de praktijk. Hieruit blijkt dat de daadwerkelijk behaalde tijdbesparing vaak nog niet geheel duidelijk is. Bovendien is de tijdbesparing sterk afhankelijk van hoe het zorgproces eruitziet.
Daarnaast blijken, naast tijdbesparing, een aantal andere effecten van spraakgestuurd rapporteren minstens zo belangrijk te zijn. De cliënt kan bijvoorbeeld direct horen wat de zorgverlener rapporteert, doordat het rapporteren hardop gebeurt. Cliënten kunnen zo bijdragen aan het rapporteren door de zorgverlener aan te vullen. Hierdoor kan een cliënt meer regie hebben en ervaren bij het eigen zorgproces. Ook worden feitelijke onjuistheden sneller opgemerkt. Dit kan leiden tot een betere kwaliteit rapportage.
De kwaliteit van de rapportageteksten kan ook stijgen doordat de software automatisch bewerkingen doet op de tekst en hulp biedt bij het schrijven. Rapportages kunnen zo taalkundig worden verbeterd, wat bijvoorbeeld ook weer kansen biedt voor verdere patroonanalyse door algoritmen.
Verder blijkt de stap naar spraakgestuurd rapporteren bij diverse organisaties ook bloot te leggen dat er forse verbeteringen mogelijk of wenselijk zijn in het rapporteren an sich.
Van spraakgestuurd rapporteren naar slimmer rapporteren: een bredere beweging
Eerste ervaringen uit de praktijk wijzen ook uit dat spraakgestuurd rapporteren geen kwestie is van ‘plug and play’. Terwijl de onderliggende technologie voor spraakgestuurd rapporteren al ver ontwikkeld lijkt, blijkt in de praktijk dat er met het implementeren ervan grote uitdagingen gepaard gaan. Neem bijvoorbeeld het inpassen van deze manier van werken in werkprocessen. In feite legt de stap richting spraakgestuurd rapporteren bij diverse organisaties bloot dat de wensen en noodzaak bestaan om het proces van rapporteren en zorgverlening te verbeteren.
Bij sommige organisaties blijkt bijvoorbeeld beter, beknopter of op een ander moment rapporteren mogelijk te zijn, , of komt naar voren dat voor medewerkers niet of onvoldoende duidelijk is wat relevant is om te rapporteren. Als organisaties met spraakgestuurd rapporteren aan de slag gaan, geeft hen dit inzicht in het doel, proces en kwaliteit van rapportage(s) binnen hun organisaties en systemen (bijvoorbeeld het ECD).
Aanleiding proces rapporteren onder de loep te nemen
Spraakgestuurd rapporteren is dus geen allesomvattende oplossing voor het verbeteren van het rapportageproces. Het kan echter zeker een deel van de oplossing zijn. Wij moedigen organisaties dan ook aan om wel degelijk aan de slag te gaan met spraakgestuurd rapporteren.
Wel is het belangrijk dat ook de overige stappen van het zorgproces op orde zijn en dat de organisatie ook bereid is om in bredere zin een verandering met medewerkers aan te gaan. Nieuwe technologische mogelijkheden zoals spraakgestuurd rapporteren kunnen mooie aanknopingspunten bieden om met medewerkers in gesprek te gaan over de sterktes en de zwaktes van het rapporteren, het gebruik van het ECD, en het zorgproces in bredere zin.
In 2023 heeft Vilans een eerste verkenning gedaan naar ervaringen met spraakgestuurd rapporteren. Op basis van deze verkenning kunnen nog geen eenduidige uitspraken worden gedaan over de impact van spraakgestuurd rapporteren in de praktijk. Deze lijkt namelijk sterk te kunnen verschillen afhankelijk van cliënt, medewerker en locatie. Wel biedt deze verkenning ons mooie aanknopingspunten voor vervolgonderzoek. Wat zijn de mogelijkheden en meerwaarde van spraakgestuurd rapporteren in verschillende contexten (zowel intra- als extramuraal)? In welke context werkt het misschien niet? Uit de verkenning kwam naar voren dat sommige cliënten en medewerkers weerstand bieden tegen deze manier van rapporteren. Hoe kom je tot een geslaagde implementatie? En welke risico’s en ethische implicaties zijn er naast de voordelen? Inzicht in deze vragen behoeft nader onderzoek en kan helpen om weloverwogen en op maat keuzes te maken ten aanzien van spraakgestuurd rapporteren.
