Succesvol veranderen in het ziekenhuis?

In ziekenhuizen werken geweldige dokters en verpleegkundigen, vakidioten (in de positieve zin) in het primaire proces, maar van veranderkunde hebben zij doorgaans weinig kaas gegeten. En ze besteden er bovendien nauwelijks tijd en aandacht aan. En dat blijken vaak twee grote struikelblokken om verbeteringen ook werkelijk te bestendigen. 

Dat er nog onvoldoende aan veranderkunde wordt gedaan in ziekenhuizen is zonde, want er gebeuren veel goede dingen. De wil is er, en heel moeilijk is het allemaal eigenlijk ook niet. Het vraagt echter wel bewust stilstaan, ondanks de waan van de dag en de productiedruk, om gericht acties te ondernemen om mensen mee te krijgen. Mijn advies: investeer als ziekenhuis in die paar uur extra voor een succesvol veranderproces! Niets is namelijk zo onrendabel als geïnvesteerde tijd in een verandering die uiteindelijk niet beklijft.

De afgelopen twee jaar was ik als adviseur betrokken bij de implementatie van Samen beslissen met de generieke PROM TOPICS-SF op afdelingen Geriatrie in ziekenhuizen. De beroepsvereniging van klinisch geriaters, de NVKG, heeft het samen beslissen met de TOPICS-SF, ook expliciet omarmd en draagt dat uit. Dat is al een belangrijke impuls om te veranderen. Voortdurend aandacht hebben voor de menselijke kant van veranderingen, oftewel: ‘hoe krijg je mensen mee’, is een randvoorwaarde om veranderingen ook echt te laten beklijven. Een waarheid als een koe misschien, maar toch besteden we daaraan in de zorg nog veel te weinig aandacht. 

De volgende vraag is dan: hoe doe je dat, hoe besteed je aandacht aan die veranderkundige kant? Voor de implementatie van samen beslissen met de TOPICS-SF ontwikkelden wij aan de hand van het verandermodel van Kotter een toolbox, waarmee afdelingen Geriatrie desgewenst zelf aan de slag kunnen gaan. We besteden daarin ook nadrukkelijk aandacht aan de menselijke kant van veranderen. We gebruiken daarvoor de welbekende kleurentheorie van Caluwé:

• Geeldruk (politiek): verandering slaagt/je krijgt mensen mee als je oog hebt voor belangen: krijg belangen op tafel, richt je op het creëren van win-win situaties en creëren van draagvlak. Voorbeeld: beleg een aparte bijeenkomst met de geriaters of de verpleegkundigen en vraag expliciet vragen wat voor hen bij de implementatie te winnen is, of welke obstakels volgens hen moeten worden weggenomen. 
• Blauwdruk (structuur): verandering slaagt/je krijgt mensen mee als je een rationele projectmatige aanpak hanteert en overzicht en inzicht creëert. Voorbeeld: hang een planning op met de mijlpalen.
• Rooddruk (groepsdynamica en sociaal gedrag): verandering slaagt/je krijgt mensen mee als je oog hebt voor HRM-aspecten (prikkelen, uitdagen, wij-gevoel oproepen, belonen en straffen). Voorbeelden: trakteer op een taart bij een mijlpaal, doe een ludieke kick-off met ballonnen of zet iemand persoonlijk in het zonnetje.
• Groendruk (leren): verandering slaagt/je krijgt mensen mee als je het lerend vermogen van het individu en collectief aanspreekt (voorlichting, scholing, coaching, intervisie). Voorbeeld: organiseer een training of een bijeenkomst met inhoudelijke uitleg.
• Witdruk (vrije ruimte): verandering slaagt/je krijgt mensen mee door het stimuleren van experimenten en creatieve processen (ruimte geven, blokkades wegnemen, geen nadruk op bestuurbaarheid en eindresultaat). Voorbeeld: door zorgverlener en cliënt niet tegenover elkaar te plaatsen, maar naast elkaar, ontstaat ‘vanzelf’ meer gelijkwaardigheid. 

Het geheim? Zet in het veranderproces acties in vanuit álle kleuren. Als je gericht aandacht besteedt aan elke kleur is de kans op succesvolle blijvende verandering het grootst. Veel succes!