Thuiszorgorganisatie West-Brabant zet zorgmedewerker voorop met Agile

Zorgmedewerkers ervaren regeldruk in hun werk. Regeldruk is zelfs een reden om de zorg te verlaten. In het programma ‘[Ont]Regel de Langdurige Zorg’ werken we daarom, in opdracht van het ministerie van VWS en sociale partners, samen aan minder regeldruk, meer tijd voor zorg en meer werkplezier. In dit programma delen we onder andere mooie voorbeelden die als inspiratie kunnen dienen om de zorg te ontregelen. In dit artikel zoomen we in op de Agile methode die thuiszorgorganisatie West-Brabant inzet om de behoefte van zorgprofessionals centraal te stellen en zo administratieve lasten te verminderen.

Direct in het dossier kunnen zien of een cliënt gereanimeerd wil worden. Dat is een belangrijk resultaat van het project ‘Snappen of Schrappen’ waar de Agile-methode wordt toegepast. De wensen en behoeften van de zorgmedewerkers staan in dit project centraal om zo de administratieve last te verminderen. Wat is hun aanpak?

Een aantal jaar geleden werkten ze nog niet Agile. Olga Ostendorf, wijkverpleegkundige: 'Dan ging men aan de slag met een probleem, waarbij het resultaat al was bedacht. Tussendoor testen en feedback vragen gebeurde niet. Het was een oplossing van bovenaf. Maar dan zit je ineens met iets dat in de praktijk niet werkt. 

De behoefte van de zorgmedewerker moet juist centraal staan en wat de cliënt nodig heeft. Door de Agile-methode toe te passen binnen het project ‘Snappen of Schrappen’ lukt dat.'

Praktijkvoorbeelden

Ostendorf: 'Een voorbeeld is dat we eerst in een digitale lijst én een papieren lijst bij moesten houden of een cliënt gereanimeerd wilde worden. De papieren lijst die bij de cliënt lag, was vaak kwijt. Het kostte veel tijd. En je had veel registratielasten. We hadden de behoefte om direct te kunnen zien of iemand gereanimeerd wil worden.'

Joyce Knuvelder, collega uit de wijk en projectlid 'Snappen of Schrappen': 'Een ander voorbeeld is bepaalde notities over een cliënt. Als ik ’s avonds naar een cliënt ga, moest ik soms echt zoeken waar ik kon aanbellen. Dat is extra vervelend in het donker of bij slecht weer. Zo bleek iedereen in dat dorp bij elkaar achterom te komen. Ik had de behoefte om dit snel te kunnen zien.'

Praktische oplossingen als resultaat

Onder andere het wijzigen van het reanimatiebeleid zorgde voor grote tevredenheid bereikt bij wijkverpleegkundigen, collega's in de wijk en cliënten. Zorgcollega’s ervaren een verminderde administratieve last.  

Knuvelder: 'Nu zien we als we de app openen meteen in het dossier een rood hart wanneer iemand niet gereanimeerd wil worden. En in het proces is ook meegenomen dat de vraag over reanimatie echt besproken wordt.' 

'En waar ik tegenaan liep met de notities over een cliënt is nu ook opgelost. De hele manier van rapporteren en rapportages inzien is sowieso veel makkelijker en overzichtelijker geworden.'

Bekijk ook de video

Hoe werkt Agile werken?

Met de Agile-methode brengen collega’s uit de wijk binnen het project 'Snappen of Schrappen' praktische vraagstukken in. In deze projectgroep zijn collega’s uit verschillende disciplines betrokken. Denk bijvoorbeeld aan wijkverpleegkundigen, gespecialiseerd verpleegkundigen, collega's uit de wijk, collega's ICT of beleid. 

De ingebrachte vraagstukken worden onderverdeeld op een scrumbord waar de taken op staan voor de teamleden. Er wordt kort-cyclisch gewerkt. Dit betekent op een snelle en praktische manier een praktisch vraagstuk oplossen. 

Knuvelder: ‘Als we als projectteam ‘Schrappen of Snappen’ een praktisch vraagstuk krijgen, gaan we na of meer collega’s in de wijk die behoefte hebben. We kijken ook wat in het proces ‘gesnapt’ of ‘geschrapt’ kan worden. Daar gaan we als team per vraagstuk ongeveer twee weken mee aan de slag.’

De projectgroep laat de oplossing van het vraagstuk daarna testen in de praktijk en krijgt te horen of de oplossing goed werkt. Zodra dat zo is, rolt de projectgroep de oplossing verder uit binnen de organisatie. Het gaat erom dat collega's uit de wijk geholpen zijn en minder administratieve last ervaren.

Collega’s betrekken: ‘Wil je met me meedenken?’

Knuvelder: ‘Bij het Agile werken vraag ik vaak aan collega’s of ze met me mee willen denken. Dan zijn ze betrokken en vertellen ze wat zij in de organisatie horen. Daarnaast gaan ze het Agile werken ook beter snappen en waarderen. Door het werken in periodes van twee weken is snelheid belangrijk. Als een collega nog zou terugkomen op een vraag en ik hoor niks, dan ga ik erachteraan. Dat hoort erbij. Toch merk ik dat als ze meer betrokken zijn, ze er ook zelf eerder op terugkomen.’

Meer tijd voor passende zorg 

Ostendorf: 'De oplossingen geven meer werkplezier en minder registratielasten. Tegelijk is deze manier van werken nodig voor de toekomst met het personeelstekort en het groeiend aantal cliënten. Het schrappen van registratielasten levert tijd op. In die tijd kunnen we meer en beter passende zorg verlenen die iemand echt nodig heeft.' 

Trots op de organisatie

Knuvelder en Ostendorf geven beiden aan dat zij trots zijn op dat iedereen binnen de organisatie een waardevolle bijdrage kan leveren. En er wordt geluisterd naar de medewerkers op de werkvloer. Niet alleen geluisterd, maar er wordt ook echt wat mee gedaan!

Lees ook

• Zorgorganisatie Thuiszorg West-Brabant: ‘Beter regeldruk voorkomen dan verminderen’
• Amaris - Aanpak regeldruk: 'Wij zijn nu een aantrekkelijkere werkgever geworden'
• Zorgaccent - Zorgmedewerkers ontwikkelen instrument dat tijd oplevert