Roosters: Zo regelt Amaris Zorggroep dat nu na afschaf 5-minutenregistratie

Amaris Zorggroep begon twee jaar geleden met de afschaf van de 5-minutentregistratie. Inmiddels werken zij met’ zorgplan = planning = realisatie, tenzij’. Alleen maken de wijkverpleegkundigen daarbij geen gebruik van de tenzij-uitzondering. De nieuwe aanpak heeft invloed op roosters, facturatie en verloning.

In het kort betekent de aanpak van Amaris Zorggroep dat het wijkteam zelf niet meer registreert. De zorgorganisatie plant de zorg en daarmee de diensten van tevoren in. Dit gaat op basis van goede inschattingen. De zorgorganisatie werkt met standaarden voor verschillende doelgroepen en op basis van kennis uit het verleden hoeveel tijd zorg gemiddeld kost. Dit geldt ook voor onplanbare zorg zoals alarmeringen. Is er toch een uitzondering? Dan informeert de wijkverpleegkundige de cliëntadministratie die de zorghandeling alsnog apart declareert. Dit laatste is overigens meer uitzondering dan regel. 

Meer informatie over de aanpak zelf? 

• De wijkverpleegkundigen bij Amaris Zorggroep ervaren sinds de nieuwe aanpak meer ruimte voor vakinhoudelijk werk. Meer weten? Lees dan over de meerwaarde van de aanpak.

Verloning gekoppeld aan diensten

‘Voorheen hing de verloning aan de routeplanning vast’, vertelt controller Karin Schipper. ‘Dat betekende dat een medewerker uren moest af- of bijschrijven om het kloppend te maken met de daadwerkelijk bestede tijd. Nu is de verloning gekoppeld aan het dienstrooster van de medewerker.’ Wijkverpleegkundige Marieke Hup vult aan: ‘Concreet betekent het dat je nu een dienstblok in je agenda hebt waar je voor krijgt betaald. Heb je een route? Dan is de indirecte tijd als het ware al in je dienst meegenomen. Stel: Je bent bij een cliënt en je telefoneert met de huisarts, dan rapporteer je dat in het zorgplan, maar je registreert het niet meer apart. De indirecte tijd zit namelijk al in het gestandaardiseerde bedrag dat gedeclareerd wordt.’ 

Klaar op ingeplande eindtijd

Marieke: ‘We werken nu met twee diensten van acht uur per wijkteam. En daarnaast hebben we nog wat kortere diensten in de ochtend en de avond. Zo is er altijd iemand aan het werk en bereikbaar. In het elektronisch cliëntdossier hing er eerder een verloning vast aan het registratieplankaartje. Voorheen werkten we met de kaartjes ‘persoonlijke verzorging’ en ‘verpleging’. Nu werken we met ‘zorg thuis’ en ‘beeldzorg’ die beiden een eigen kleurtje hebben in de route. Daar is de verloning niet meer aan gekoppeld. Qua dienst is het nu zo dat je op de geplande tijd ook echt klaar bent. Dat is echt een voordeel.’ 

Overleg over roosters 

‘Op dit moment hebben we maandelijks overleg met de planner en de roosteraar’, vertelt wijkverpleegkundige Greetje Groenwold. ‘Dit om te kijken of er nog gaten in het rooster zijn. Dit kan gebeuren als er bijvoorbeeld een cliënt met een grote zorgvraag wegvalt. Dan proberen we om cliënten te verschuiven over de bestaande diensten. Daarnaast heb ik overleg met de manager die weer overleg heeft met de controller. Die kijkt dan naar het financiële plaatje. Wat zijn de inkomsten en wat zijn de uitgaven? Als de diensten te ruim zijn ingepland, dan filtert de controller het eruit in de maandelijkse controle. Vervolgens wordt dat met de teammanager en het team besproken.’

Overwerken 

Marieke: ‘Als we moeten overwerken, omdat er meer tijd nodig blijkt te zijn bij een cliënt, kijken we of we dat in dezelfde week kunnen compenseren. Meestal lukt dat wel. En anders kun je altijd de roosteraar even mailen.’ Greetje vult aan: ‘Overigens komt overwerken om deze reden niet zo vaak voor. Meestal gaat het om een route die je erbij moet nemen, omdat een collega is verhinderd.’