Fase 7: Bewaak de voortgang

Je zit als medewerker vaak in een tussen- of overgangsfase: sommige werkzaamheden doe je op de oude en sommige op de nieuwe manier. Doordat de implementatie vaak nog uitproberen en experimenteren is, loopt nog niet alles zoals het zou moeten. Hierdoor kan er een hoge werkdruk ontstaan voor de medewerkers dat het veranderingsproces bemoeilijkt. Een gevaarlijke valkuil is dan ook vermoeidheid of frustratie.  

In deze fase ligt de nadruk op het door- en voortzetten van de verandering, afstemming en fine-tuning. Houd hiervoor het urgentiebesef op peil. Blijf het belang en de meerwaarde van het samen beslissen met het gespreksmodel en de Samen Beslis Hulp benadrukken.  

Hulpmiddelen en tips 

Van evalueren kun je leren 

• Evalueer regelmatig de voortgang met betrokkenen: wat gaat goed en wat kan beter? Maak eventueel gebruik van een logboekje waarin medewerkers en patiënten hun ervaringen van die dag meteen kunnen opschrijven. Daarmee kun je snel en laagdrempelig informatie verzamelen (zonder dat mensen daarvoor speciaal naar een bijeenkomst moeten komen) en eventuele aanpassingen doen.  
• Neem ervaren belemmeringen serieus en onderneem acties om deze weg te nemen.  
• Blijf benoemen waarom jullie het doen: herhaal regelmatig jullie aan het begin geformuleerde visie op de verandering.  
• Evalueer ook regelmatig als projectteam: stel eventueel je plan van aanpak bij of formuleer extra (zachte) activiteiten om de voortgang te bevorderen.  

Meten is weten! 

• Om de implementatie goed te kunnen monitoren over wat langere termijn, is het belangrijk om een aantal proces-maten bij te houden zoals:  
  • In- en exclusies (+ redenen)  
  • Aantal uitgezette Samen Beslis Hulpen 
  • Hoeveel ingevulde Samen Beslis Hulpen 
  • Hoeveel ingevulde Samen Beslis Hulpen besproken in het samen beslis consult  
  • Hoeveel personen hebben training Samen Beslissen gevolgd  

Tip: Vanuit de informatiesystemen kun je een aantal zaken makkelijk monitoren, voorkom zoveel mogelijk dat je aparte lijstjes moet bijhouden hiervoor. Gebruik bijvoorbeeld smart phrases in Epic of HiX (PROM besproken?).  

Bereik je het gewenste doel?

Daarnaast wil je vast kunnen stellen of je met de implementatie jullie gewenste doel bereikt. Bijvoorbeeld:  

• Het doel van de implementatie van samen beslissen met de Samen Beslis Hulp is om onze patiënten door middel van de Samen Beslis Hulp zich beter te laten voor bereiden op het gesprek. Dit kun je bijvoorbeeld meten met vragen als:  
  • In hoeverre heeft de Samen Beslis Hulp u geholpen om u voor te bereiden op het gesprek met de zorgverlener?  
  • In hoeverre heeft de Samen Beslis Hulp u geholpen om in het gesprek met de zorgverlener de dingen te bespreken die voor u belangrijk zijn?  
  • In hoeverre heeft de Samen Beslis Hulp u geholpen om in het gesprek samen met de zorgverlener beslissingen te nemen over uw zorg of behandeling? 
• Het doel van de implementatie van samen beslissen met de Samen Beslis Hulp is om onze patiënten meer te betrekken bij de keuze voor een behandeling. Dit kun je bijvoorbeeld meten met de drie vragen versie van de CollaboRATE. Als je daarnaast ook wilt weten of patiënten zich zekerder voelen over genomen besluiten, kun je dat meten met de Decision Conflict Scale (16 vragen).  
• Het doel van de implementatie van samen beslissen met de Samen Beslis Hulp is dat de zorgverleners meer samen beslissen. Dit kun je bijvoorbeeld meten door de zelfobservatie score ‘samen beslissen’ uit de e-learning herhaaldelijk af te nemen of door elkaar te observeren.  
• Het doel van de implementatie van samen beslissen met de Samen Beslis Hulp is dat de Patient Gerapporteerde Uitkomsten verbeteren. Dit kun je meten wanneer je verschillende scores uit de Samen Beslis Hulp van één patiënt in de loop van de tijd vergelijkt.  

Bovengenoemde effect-meetinstrumenten hebben we gebundeld in bijgaand document Meetinstrumenten.  

• Bepaal welke zaken jullie bij jullie implementatie willen meten en monitoren en hoe jullie deze informatie het gemakkelijkste kunnen bijhouden. Leg vast wie verantwoordelijk is voor welke gegevens en hoe je dit bijhoudt.  
• Maak eventueel een poster waarop je deze gegevens bijhoudt zodat alle betrokkenen deze kunnen zien. Koppel er eventueel specifieke streefwaardes aan die je wil benutten als behaald succes (zie hierover ook fase 6). Maak gebruik of laat je inspireren door dit voorbeeld van een mijlpalenposter.